100+ skrip dan permintaan IVR gratis untuk tahun 2021 (+ praktik terbaik & kasus penggunaan)

{Update: This post was Updated on July 2021}

Sebagai operator bisnis, Anda akan setuju bahwa interactive voice response or IVR memainkan peran penting dalam memberikan pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi. Anggap saja sebagai pintu depan bisnis Anda; Ini adalah Sistem Respons Telepon Otomatis, yang merupakan hal pertama yang dilihat, didengar, dan bergantung pada ini, pelanggan umumnya membentuk kesan tentang bisnis Anda.

Menu IVR Anda bila digabungkan dengan perintah suara yang ditulis dengan baik dan mudah dimengerti memungkinkan pelanggan untuk mencari jalannya melalui sistem telepon Anda. Sebagian besar waktu, IVR mendapat reputasi buruk karena pesan IVR yang dibuat dengan buruk, rekaman IVR yang tidak terdengar, dan terlalu banyak jargon dalam skrip. Hal ini menyebabkan frustrasi penelepon dan peluang bisnis yang hilang.

Untuk membantu Anda, kami telah mengumpulkan beberapa pesan IVR yang dapat diterima secara global untuk membantu Anda memahami bagaimana skrip IVR yang jelas dan ringkas dapat memberikan keajaiban bagi bisnis Anda.

Isi

• salam selamat datang
• Skrip COVID IVR
• Menu Utama IVR Salam
• Skrip Umpan Balik IVR
• Menunggu salam IVR
• Skrip Pengingat Pembayaran IVR
• Salam Selepas Jam
• Salam pesan suara
• Salam Penutupan Liburan
• Salam IVR Khusus Industri
• Skrip Survei IVR
• Gunakan Salam IVR Khusus Kasus
• Praktik Terbaik dalam Skrip IVR
• Temukan Suara dan Nada yang Tepat Untuk Bisnis Anda
• Hal Yang Perlu Dipelajari Dalam Audacity Untuk Mendapatkan Audio IVR yang Hebat

1. Salam Selamat Datang

Sambutan selamat datang adalah pesan pertama yang didengar penelepon saat mereka menelepon perusahaan Anda. Memiliki pesan selamat datang yang diartikulasikan dengan jelas untuk penelepon Anda sangat penting untuk bisnis Anda.

• “Terima kasih telah menelepon ABC.
• “Terima kasih telah menelepon ABC. Jangan lupa kunjungi www.abc.com untuk daftar acara dan spesial terbaru kami.           
• “Anda telah mencapai ABC. Panggilan Anda penting bagi kami. Harap tunggu sementara kami menyambungkan panggilan Anda.”
• “Terima kasih telah menelepon ABC. Harap tunggu, dan salah satu agen dukungan kami yang luar biasa akan menjawab panggilan Anda sesegera mungkin.”
• “Terima kasih telah menelepon ABC,  yang mengutamakan layanan pelanggan.”

Template Ucapan ketika pelanggan yang ada menelepon-

• “Hai [Name], senang mendengar kabar dari Anda lagi! Jika ini terkait dengan pembelian Anda sebelumnya [Nama produk], tekan 1
• Untuk mengulang pesanan sebelumnya, tekan 2
• Untuk masalah lainnya, tekan 3
• Tekan 0 untuk mengulang menu”

Ini adalah contoh yang sangat baik dari Custom Dynamic IVR, di mana nomor telepon pelanggan yang ada dicocokkan dengan detail mereka dari database CRM, dan skrip IVR dibacakan sesuai dengan itu. Dynamic IVR tidak hanya efisien bagi organisasi, tetapi juga terbukti meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Skrip IVR COVID

COVID-19 telah menciptakan perubahan mendasar pada cara bisnis beroperasi. Banyak yang mengurangi jam kerja. Lainnya bekerja dari rumah. Cara termudah untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang perubahan tersebut adalah melalui IVR. Berikut adalah beberapa sampel.

– Untuk rumah sakit:

Terima kasih telah menelepon [nama rumah sakit]. Untuk mengalihkan panggilan Anda ke tempat yang tepat, harap dengarkan opsi berikut dengan cermat.

• Untuk keadaan darurat medis, tekan 0 
• Untuk tes COVID-19, tekan 1
• Untuk memesan janji vaksinasi, tekan 2
• Untuk janji temu medis lainnya, tekan 3

– Untuk bisnis lain:

Terima kasih telah menelepon [nama perusahaan]. Karena pandemi dan penguncian, kami bekerja di bawah kapasitas yang berkurang. Jam kerja baru kami adalah [waktu mulai hingga waktu berakhir].

Panggilan Anda penting bagi kami. Semua agen kami sedang berbicara dengan pelanggan lain saat ini. Waktu tunggu yang Anda harapkan adalah [waktu tunggu]. Anda mungkin tetap di jalur. Atau untuk meminta panggilan kembali nanti, tekan 0.

3.Menu Utama IVR Salam

Respons Suara Interaktif umumnya memungkinkan penelepon untuk memasukkan perintah pada papan tombol dan memilih di mana mereka ingin panggilan diarahkan. Ini bisa menjadi penelepon pertama kali yang kebetulan duduk di depan situs web Anda, atau pelanggan lama dengan pertanyaan.

Departemen Pusat Panggilan

“Halo. Terima kasih telah menelepon, ABC,[Nama Perusahaan], di mana [slogan perusahaan].

• Untuk berbicara dengan perwakilan penjualan kami, tekan 1.
• Untuk menghubungi agen Dukungan Pelanggan, tekan 2.
• Untuk menghubungi departemen Keuangan kami, tekan 3.
• Jika Anda ingin mengetahui jam kerja dan lokasi reguler kami, tekan 4.
• Jika Anda ingin berbicara dengan Operator, tekan 0
• Tekan 9 untuk mengulang menu”

– NOTE:

Anda juga dapat memulai IVR dengan menawarkan untuk berbicara dengan agen terlebih dahulu seperti yang digambarkan pada contoh di bawah ini:

• “Untuk berbicara dengan agen , tekan 0”

Ini sangat berguna untuk industri seperti perawatan kesehatan, di mana waktu sangat penting.

Opsi Multi Bahasa

Halo, Anda telah menghubungi ABC [Nama Perusahaan]. Untuk melanjutkan dalam bahasa Inggris, tekan 1. Untuk bahasa Hindi, tekan 2.

– NOTE

Bergantung pada input pelanggan, bahasa untuk permintaan IVR lainnya akan ditentukan.

4. Skrip Umpan Balik IVR

Skor kepuasan pelanggan (CSAT) adalah metrik pengalaman pelanggan utama untuk semua jenis organisasi. Anda dapat membuat pengumpulan data untuk CSAT otomatis dan nyaman dengan IVR. 

Jika pertanyaan Anda telah diselesaikan dengan memuaskan, tekan 1.

Jika tidak, tekan 2.

CATATAN

Pelanggan menekan 1

Silakan nilai pengalaman Anda dalam skala 1 sampai 5. Tekan 1 jika Anda sangat tidak puas sampai 5 jika Anda sangat puas.

Pelanggan menekan 2

Terima kasih atas tanggapan Anda. Kami menyesal mendengar bahwa Anda tidak puas. Kami berusaha untuk melayani Anda lebih baik setiap hari. Jika Anda ingin berbicara dengan agen lagi tentang kueri Anda, tekan 1.

5. Menunggu Salam IVR

Agen Anda mungkin penuh dengan panggilan back-to-back. Sangat penting untuk melayani penelepon saat ini tetapi pada saat yang sama, Anda tidak dapat kehilangan pelanggan potensial yang sudah menunggu untuk terhubung dengan agen. Rekaman IVR dapat mengarahkan pelanggan Anda dengan petunjuk berikutnya.

Apa yang didengar penelepon Anda ketika mereka memasuki antrian tunggu-

• “Semua agen kami sedang sibuk. Harap tunggu, dan kami akan menjawab panggilan Anda sesegera mungkin.
• Semua agen kami sedang membantu penelepon lain

• Tekan 1 untuk meninggalkan pesan
• Tekan 2 agar agen menghubungi Anda kembali
• Semua agen kami sedang sibuk saat ini. Panggilan Anda sangat penting bagi kami. Harap tetap di telepon dan panggilan Anda akan segera dijawab ”

Pengumuman Keterlambatan

Apa yang penelepon Anda dengar setiap dua menit bahwa mereka berada dalam antrian menunggu-

• “Terima kasih atas kesabaran Anda. Semua agen kami masih sibuk. Harap online.
• Semua agen kami sedang membantu penelepon lain.

• Tekan 1 untuk meninggalkan pesan
• Tekan 2 agar agen menghubungi Anda kembali.

• Panggilan Anda penting bagi kami. Silakan terus dipegang. Agen kami akan segera berbicara dengan Anda”

Pesan Antrean Menunggu Penuh

Apa yang didengar penelepon saat antrean menunggu penuh.

• “Saat ini kami mengalami volume panggilan yang tinggi. Silakan tinggalkan pesan dengan nama dan nomor telepon Anda dan kami akan membalas telepon Anda sesegera mungkin”
• “Semua agen kami sedang sibuk. Silakan tinggalkan pesan setelah bunyi bip dan salah satu agen kami akan mengembalikan Anda hubungi sesegera mungkin”
• “Kami mohon maaf, tetapi saat ini kami mengalami volume panggilan yang tinggi. Silakan tinggalkan pesan setelah bunyi bip atau mengobrol dengan kami secara online di abc.com [situs web perusahaan]”
• “Semua agen kami sedang membantu penelepon lain saat ini. Silakan tinggalkan pesan setelah bunyi bip dan kami akan balas telepon Anda sesegera mungkin”

Waktu Tunggu Maksimum Tercapai Pesan

Apa yang didengar penelepon ketika mereka telah melebihi jumlah waktu maksimum saat menunggu dalam antrian

• “Anda telah melampaui batas tunggu untuk antrean ini. Harap tutup dan coba telepon Anda lagi.
• “Semua agen kami masih sibuk. Maaf atas ketidaknyamanan ini. Harap tutup dan coba telepon Anda lagi.”
• “Semua agen kami masih sibuk. Harap tutup dan coba telepon Anda lagi atau hubungi kami melalui email di [alamat email]”

6. Skrip Pengingat Pembayaran IVR 

Orang sering melupakan pembayaran mereka. Namun, pengingat sederhana tentang iuran mereka yang akan datang dapat membantu menjaga arus kas Anda tetap sehat.

Halo. Salam dari [nama perusahaan]. Ini adalah panggilan pengingat pembayaran untuk nomor rekening [Nomor rekening] dengan nama [Nama]. Pembayaran Anda sebesar [jumlah] jatuh tempo pada [tanggal]. Harap bayar sebelum tanggal jatuh tempo untuk menghindari penalti.

7. Salam Setelah Jam Kerja

Skrip IVR yang memberi tahu pelanggan Anda tentang jam non-bisnis sama pentingnya dengan ucapan selamat datang. Pelanggan Anda menginvestasikan waktunya yang berharga untuk menghubungi Anda tetapi tidak mengetahui jam non-operasional Anda. Anda dapat memberi tahu penelepon bahwa kantor Anda tutup, menyatakan jam operasional bisnis Anda, dan memberikan opsi untuk menghindari kehilangan pelanggan atau peluang bisnis baru.

“Terima kasih telah menelepon ABC [Nama Perusahaan]. Kami menyesal untuk memberitahu Anda bahwa kantor kami saat ini ditutup. Jam kerja kami dari Senin sampai Jumat dari jam 9 pagi sampai jam 8 malam Waktu Standar India.”

• “Untuk meninggalkan pesan di kotak surat suara umum kami, tekan 1. Seorang perwakilan akan menghubungi Anda dalam hari kerja.
• Untuk informasi tentang jam kerja, tekan 2.
• Anda juga dapat mengirim email kepada kami di [email perusahaan].
• Untuk informasi lebih lanjut tentang produk dan layanan kami, kunjungi kami di [situs web].</li >
• Untuk mengulangi pesan ini, tekan tombol *”

8. Salam Pesan Suara

Setiap penelepon adalah peluang bisnis baru, dan menunda penelepon dalam waktu lama dapat menyebabkan publisitas buruk bagi bisnis Anda. Inilah sebabnya mengapa perusahaan sekarang menyediakan penelepon dengan opsi pesan suara masuk / keluar dari jam kerja. Pesan IVR sederhana yang menyapa penelepon sebelum mentransfernya ke pesan suara yang ditentukan selama waktu operasi bisnis yang diterapkan.

Pada Jam Kerja

• “Anda telah mencapai pesan suara ABC[nama perusahaan]. Silakan tinggalkan pesan terperinci, dan eksekutif kami akan membalas telepon Anda sesegera mungkin”
• “Terima kasih telah menelepon ABC[nama perusahaan]. Semua agen kami sibuk membantu penelepon lain. Silakan tinggalkan pesan dengan nama dan nomor telepon Anda, dan kami akan membalas telepon Anda sesegera mungkin”

Di Luar Jam Kerja

• “Terima kasih telah menelepon ABC[nama perusahaan]. Saat ini kami tidak dapat menerima panggilan Anda. Silakan tinggalkan pesan setelah bunyi bip, atau hubungi kami selama jam kerja: Senin hingga Jumat antara pukul 09.00 dan 17.00 Waktu Standar India. Terima kasih!”
• “Terima kasih telah menelepon ABC[nama perusahaan]. Anda telah menerima pesan ini karena ini setelah jam kerja. Harap tinggalkan pesan setelah bunyi bip, atau hubungi kembali antara jam 9 pagi dan 5 sore Waktu Standar India, Senin sampai Jumat”

9. Salam Penutupan Liburan

Penelepon Anda mungkin tidak mengetahui kalender hari libur perusahaan Anda. Anda dapat memiliki rekaman IVR terpisah yang akan membawa penelepon ke perintah berikutnya.

• “Terima kasih telah menelepon ABC[Nama Perusahaan]; kami saat ini tutup untuk menghormati [nama liburan]. Kami akan kembali pada [Tanggal] pukul 08:00 Waktu Standar India.
• Untuk meninggalkan pesan suara, tekan 2.
• Untuk mengulang menu ini, tekan tombol #.
• [Jika tidak ada tanggapan setelah beberapa detik] Selamat tinggal”

Setelah Menekan 2

• “Terima kasih atas pesan Anda, eksekutif kami akan menghubungi Anda setelah kami kembali”

10. Salam IVR Khusus Industri

Perusahaan yang berfokus pada produk

“Terima kasih telah menelepon ABC [Nama Perusahaan]. Untuk informasi lebih lanjut tentang produk kami, tekan 1”.

• “Jika Anda memiliki pertanyaan pemecahan masalah, tekan 2.
• Untuk pertanyaan penagihan, tekan 3.
• Untuk janji demo, tekan 4.
• Untuk semua pertanyaan lainnya, harap tetap terhubung, dan perwakilan akan dengan senang hati membantu Anda.”</ span>

Perintah IVR Farmasi

Agregator layanan kesehatan online berkembang sebagai tujuan terpadu untuk janji temu, konsultasi, catatan kesehatan, asuransi, dan pemesanan obat secara online. Sangat penting untuk memberikan perintah IVR yang jelas dan jelas dalam hal perawatan kesehatan.

• “Selamat datang di [Nama Perusahaan]
• Jika Anda pelanggan baru, tekan 1
• Pelanggan yang sudah ada, tekan 2
• Untuk resep baru, tekan 3
• Untuk berbicara dengan operator, tekan 5
• Tekan * untuk mengulang pilihan menu utama.”

CATATAN

Saat  pelanggan menekan 2

• “Untuk mengulang resep Anda [Nama], tekan 1
• Untuk resep baru, tekan 2
• Tekan * untuk mengulang pilihan Menu.”

Jika pelanggan menekan 1

• “Tolong tahan
• IVR membacakan detail resep lama dengan mengumpulkan detailnya dari CRM
• Untuk mengonfirmasi pesanan Anda, tekan 1
• Untuk pesanan baru, tekan 0”

Agregator Kabin

Pesan IVR berguna bagi agregator taksi saat pelanggan membutuhkan bantuan atau ingin melaporkan masalah perjalanan mereka.

• “Terima kasih telah menghubungi [Nama Perusahaan]. Kami di sini untuk membantu Anda.
• Untuk masalah pembayaran, tekan 1
• Untuk melaporkan item yang hilang, tekan 2
• Untuk masalah terkait driver, tekan 3
• Untuk masalah terkait kecelakaan, tekan 4
• Untuk berbicara dengan agen kami, tekan 9
• Tekan * untuk mengulang pilihan menu utama.”

Industri Makan

Pemesanan makanan mudah dan nyaman hari ini. Tetapi ketika datang untuk memesan meja, seluruh proses bisa memakan waktu sedikit. Di sinilah skrip IVR dapat menghemat waktu dan memberikan pengalaman bersantap yang dipersonalisasi.

• “Halo. Anda telah mencapai ABC[Restaurant name] di mana [tagline]
• Untuk pemesanan makanan, tekan 1
• Untuk memesan meja, tekan 2
• Untuk pemesanan acara khusus, tekan 3
• Untuk administrasi, tekan 4
• Untuk masukan atau keluhan, tekan 5
• Untuk berbicara dengan agen kami, tekan 9
• Tekan * untuk mengulang pilihan menu utama.”

Real Estat

Apakah perusahaan Anda memberikan kesan pertama yang terbaik saat pembeli dan penjual properti menghubungi Anda? Skrip IVR dapat membantu Anda meningkatkan pengalaman pelanggan dengan menciptakan citra merek terpadu, menjamin setiap penelepon dihadiri dan dalam meningkatkan keterlibatan pelanggan Anda.

• “Halo. Terima kasih telah menelepon, ABC,[Nama Perusahaan], di mana [slogan perusahaan].
• Untuk sewa tempat tinggal, tekan 1
• Untuk sewa komersial, tekan 2
• Untuk memesan kunjungan situs, tekan 3
• Untuk mengetahui lebih lanjut tentang  lokasi kantor kami, tekan 4
• Hubungi agen penjualan kami,  tekan 5
• Jika ini darurat, tekan 9 untuk berbicara dengan salah satu agen kami
• Tekan * untuk mengulang pilihan menu utama.”

 Logistik

Logistik adalah salah satu bisnis yang berjalan murni pada komunikasi. Baik Anda menghubungkan vendor pihak ketiga dengan pelanggan atau pelanggan dengan agen dukungan Anda, Anda harus menjaga agar semua orang, fasilitas, dan vendor terlibat dalam komunikasi yang konstan. Beginilah cara skrip IVR mempermudah koneksi.

• “Terima kasih telah menelepon ABC [nama perusahaan]. Anda berada di tangan yang tepat.
• Untuk detail pesanan Anda sebelumnya, tekan 1
• Untuk detail pengiriman, tekan 2
• Untuk klaim kerusakan atau kehilangan pengiriman, tekan 4
• Untuk berbicara dengan agen layanan pelanggan kami, tekan 9
• Untuk masalah lainnya, tekan 0
• Tekan * untuk mengulang pilihan menu utama.”

BFSI & Keuangan mikro

Tidak semua orang yang menelepon bank perlu berbicara dengan agen. IVR dapat memainkan peran penting dalam memberikan informasi yang mereka butuhkan kepada pelanggan Anda, bahkan saat agen sedang sibuk berbicara dengan pelanggan lain.

Selamat datang di [Nama bank]. Untuk melanjutkan dalam bahasa Inggris, tekan 1. Untuk Hindi, tekan 2. Untuk Tamil, tekan 3. Untuk Marathi, tekan 4. (dst.)

Jika Anda adalah pelanggan [Nama bank], tekan 1. Jika tidak, tekan 2. 

CATATAN

Pelanggan menekan 1

• Untuk kartu kredit Anda, tekan 1
• Untuk rekening bank Anda, tekan 2
• Untuk pinjaman Anda, tekan 3
• Untuk informasi lainnya, tekan 4

Pelanggan menekan 2

• Untuk informasi tentang kartu kredit kami, tekan 1
• Untuk informasi tentang rekening bank kami, tekan 2
• Untuk informasi tentang pinjaman kami, tekan 3
• Untuk informasi lainnya, tekan 4

Berdasarkan pilihan pelanggan

• Untuk melaporkan kerusakan atau kehilangan kartu Anda, tekan 1
• Untuk melaporkan transaksi penipuan, tekan 2
• Untuk mengetahui saldo akun atau kartu kredit Anda, tekan 3
• Untuk mengetahui suku bunga pinjaman saat ini, tekan 4
• Untuk mengetahui nilai tukar mata uang asing saat ini, tekan 5
• Untuk mengulang, tekan 9
• Untuk kembali ke menu utama, tekan 0
• Untuk berbicara dengan bankir telepon, tekan *

Asuransi

Anda tidak boleh menyesatkan atau memberikan informasi setengah-setengah kepada orang yang mencari skema asuransi baru atau pembaruan asuransi lama.

• “Terima kasih telah menelepon ABC[nama perusahaan]
• Untuk perpanjangan asuransi, tekan 1
• Untuk asuransi kesehatan, tekan 2
• Untuk cakupan kecelakaan, tekan 3
• Untuk skema asuransi baru, tekan 4
• Untuk masalah yang memerlukan bantuan segera, tekan 6
• Untuk berbicara dengan pakar asuransi kami, tekan 9
• Tekan * untuk mengulang menu”

Transportasi

Mempertahankan komunikasi terbuka dengan pelanggan Anda adalah hal yang penting. Terlepas dari penundaan, klien harus diberi tahu dan selalu mendapatkan informasi terbaru.

Penerbangan

• “Terima kasih telah menghubungi ABC[nama perusahaan]
• Untuk direktori perusahaan, tekan 1
• Untuk informasi terkait penerbangan, tekan 2
• Untuk memeriksa status penerbangan Anda, tekan 3
• Untuk masalah pengembalian dana, tekan 4
• Untuk masalah kehilangan bagasi, tekan 5
• Untuk berbicara dengan agen kami, tekan 9
• Tekan * untuk mengulang menu”

Bus

• “Terima kasih telah menghubungi ABC[nama perusahaan]
• Untuk pemesanan baru, tekan 1
• Untuk mengubah pemesanan Anda, tekan 2
• Untuk pembatalan, tekan 3
• Untuk menanyakan status kedatangan bus Anda, tekan 4
• Jika Anda ingin berbicara dengan agen, tekan 9
• Tekan * untuk mengulang menu”

< /a>

LSM

Semua organisasi non-pemerintah bekerja untuk tujuan tertentu dan terutama bergantung pada donasi yang berarti mereka memiliki banyak klien yang ingin berdonasi atau mencari acara yang dapat mereka ikuti. Di sinilah petunjuk IVR dapat membantu LSM dalam memilah-milah penelepon yang berbeda.

• “Halo dan selamat datang di [nama LSM]
• Jika Anda ingin menyumbang untuk suatu tujuan, tekan 1
• Untuk menanyakan tentang acara mendatang kami, tekan 2
• Untuk program sukarelawan, tekan 3
• Untuk detail kontak kantor kami, tekan 4
• Untuk masukan/keluhan, tekan 5
• Untuk meninggalkan pesan untuk panggilan balik, tekan 9
• Tekan 8 untuk mengulang pilihan menu “

Konsumen Tahan Lama

Sektor ini mengalami pertumbuhan yang signifikan berkat  peningkatan ekonomi. Saluran distribusi perlahan-lahan berpindah dari katering hanya ke kota-kota Tingkat I dan II ke kota-kota juga. Skrip IVR yang ringkas membantu menjaga pelanggan tetap terhubung dan memperkuat loyalitas merek.

• “Halo dan selamat datang di ABC [nama perusahaan]
• Untuk layanan penginstalan, tekan 1
• Untuk layanan perbaikan, tekan 2
• Untuk melacak teknisi Anda, tekan 3
• Untuk keluhan atau masukan, tekan 4
• Untuk layanan dukungan lainnya, tekan 5
• Untuk berbicara dengan eksekutif pelanggan kami, tekan 9
• Tekan 0 untuk mengulang menu”

Lihat alur IVR untuk berbagai industri

11. Skrip Survei IVR 

Survei adalah cara yang bagus untuk mengevaluasi kinerja Anda dan memahami kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Kunci untuk survei yang baik adalah menjaganya tetap singkat, sederhana dan cepat.

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menanggapi survei ini. Anda hanya membutuhkan waktu 60 detik.

Untuk tujuan apa Anda menggunakan [nama produk]?

• Untuk penggunaan pribadi, tekan 1
• Untuk penggunaan bisnis, tekan 2
• Untuk penggunaan pribadi dan bisnis, tekan 3

Berapa banyak anggota rumah tangga/usaha Anda yang menggunakan [nama produk]?

• Untuk satu pengguna, tekan 1
• Untuk dua pengguna, tekan 2
• Untuk tiga pengguna atau lebih, tekan 3

Apakah [nama produk] satu-satunya produk yang Anda gunakan di [kategori]?

• Jika ya, tekan 1
• Jika tidak, tekan 2

pada skala 1-5, bagaimana Anda menilai kualitas [nama produk]? Tekan 1 jika Anda sangat tidak puas sampai 5 jika Anda sangat puas.

Pada skala 1 sampai 5, seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan kami kepada teman atau kolega Anda? Tekan 1 jika sangat tidak mungkin ke 5 jika sangat mungkin.

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menanggapi survei. Kami menghargai patronase Anda. Semoga harimu menyenangkan.

12. Salam IVR Khusus Kasus Penggunaan

Sebagai pemilik bisnis, berapa kali dalam setahun klien Anda melupakan janji temu mereka? Berapa banyak jaminan simpanan yang harus ditanggung oleh staf pengiriman Anda karena pengiriman yang dibatalkan atau tidak tersedia. Pengingat janji temu/pengiriman IVR adalah solusi terbaik yang membantu Anda tanpa acara secara efisien.

Pengingat Janji Temu

“Selamat datang di [Nama Perusahaan]. Ini adalah panggilan pengingat janji temu. Janji temu Anda dijadwalkan untuk [Hari] dan [Waktu]”

• “Tekan 1 untuk mengonfirmasi janji
• Tekan 2 untuk membatalkan janji
• Tekan 3 untuk menjadwal ulang janji
• Tekan 4 untuk meninggalkan pesan
• Tekan 5 untuk memutar ulang menu”

CATATAN:

Tekanan Pelanggan 2

• “Perjanjian Anda telah berhasil dibatalkan.
• Untuk memesan ulang janji temu Anda di hari yang berbeda, tekan 2
• Tekan 8 untuk mengulang menu.”

Tekanan Pelanggan 3

• “Untuk slot berikutnya yang tersedia, tekan 1
• Untuk berbicara dengan staf dukungan kami, tekan 2
• Untuk meninggalkan pesan, tekan 3
• Tekan 8 untuk mengulang menu”

Tekanan Pelanggan 4

• “Terima kasih. Kami telah menerima pesan Anda. Eksekutif dukungan kami akan segera menghubungi Anda.“

Pengingat Pengiriman

• “Halo, ini adalah panggilan pengingat dari [nama perusahaan]. [Nomor pesanan] Anda dengan [produk] dijadwalkan untuk pengiriman pada akhir hari ini.
• Tekan 1, jika Anda bersedia menerimanya hari ini
• Tekan 2, jika petugas pengantaran dapat meninggalkan pengantaran di depan pintu
• Tekan 3, untuk menjadwal ulang pengiriman
• Tekan 4, untuk berbicara dengan eksekutif pelanggan kami
• Tekan 8 untuk mengulang menu”

CATATAN

Pelanggan Menekan 1

• “Terima kasih atas konfirmasinya. Anda akan menerima paket Anda hari ini. Semoga harimu menyenangkan.”

Tekanan Pelanggan 2

• “Anda telah mengkonfirmasi pengiriman paket di pintu. Anda akan menerima kiriman Anda hari ini. Semoga harimu menyenangkan.”
  

Tekanan Pelanggan 3

• “Untuk menjadwal ulang pengiriman Anda ke besok, tekan 1
• Untuk slot berikutnya yang tersedia, tekan 2
• Untuk berbicara dengan staf dukungan kami, tekan 2
• Tekan 8 untuk mengulang menu”

IVR tidak selalu tentang menyapa atau mentransfer ke agen. Ini adalah alat yang ampuh yang dapat digunakan untuk menyebarkan informasi ke banyak orang sekaligus. Misalnya, ketika agregator taksi mengiklankan lowongan pengemudi, mereka biasanya meminta mereka untuk memberikan panggilan tak terjawab pada nomor tertentu untuk mendaftar. Pengemudi kemudian dihubungi melalui IVR otomatis yang meminta mereka untuk mengunjungi kantor pada tanggal dan waktu tertentu.

“Terima kasih atas minat Anda untuk melampirkan [nama agregator taksi]. Silakan kunjungi kantor kami di [lokasi cabang] pada [tanggal] pada [waktu] dengan semua dokumen yang diperlukan termasuk surat izin mengemudi dan dokumen kepemilikan kendaraan Anda.”

13. Praktik Terbaik dalam Skrip IVR

Menulis untuk telinga

Gunakan bahasa yang dipahami pelanggan Anda. Pastikan ‘terdengar’ jelas. Jadikan semua opsi paralel dan konsisten. Misalnya, ucapkan:

• Untuk belanjaan, tekan 1
• Untuk obat-obatan, tekan 2

Jangan katakan:

• Untuk belanjaan, tekan 1
• Tekan 23 untuk baby potato

Jangan terlalu banyak memberikan pilihan

Simpan skrip IVR Anda menjadi 4-5 opsi. Penelitian menunjukkan bahwa menggunakan lebih dari lima opsi menyebabkan kebingungan dan kecemasan pada penelepon Anda.

Jangan terlalu banyak lapisan

Jika penelepon terus mendengar IVR setiap kali mereka memilih opsi, mereka mungkin akan frustrasi. Jangan memiliki lebih dari tiga tingkat menu yang harus dilalui penelepon sebelum mendapatkan jawaban.

Prioritaskan menu IVR Anda

Pastikan opsi yang paling sering Anda pilih pertama di daftar. Semakin sedikit opsi yang perlu didengarkan pelanggan, semakin cepat resolusi Anda.

Tetap sederhana
Hindari jargon, akronim, singkatan, dll. Pesan menu Anda harus ringkas, sehingga penelepon dapat menelusuri petunjuk dengan mudah.

Tekankan pada angka

Saat Anda menyebutkan nomor yang perlu ditekan pelanggan, sebutkan secara perlahan dan terpisah. Ini akan membantu menghindari kesalahan pemilihan.

Hindari pengulangan yang tidak perlu

Kata-kata seperti ‘tolong’ atau ‘panggil’ bisa jadi tidak diperlukan. Ini berlaku untuk nama merek Anda juga.

Buat autentikasi menjadi sederhana

Jika Anda perlu mengautentikasi pengguna sebelum memberikan jawaban atas kueri mereka, buatlah sederhana. Misalnya, jika mereka menelepon dari nomor ponsel yang terdaftar, Anda dapat secara otomatis mengautentikasi mereka untuk tugas tertentu. Atau Anda dapat memverifikasi menggunakan informasi pribadi lainnya seperti alamat atau tanggal lahir.

Hormati geografi penelepon

Sertakan zona waktu dalam pesan Anda, terutama dalam salam non-operasional. Pelanggan dapat menghubungi perusahaan Anda terlepas dari waktu dan lokasi. Pengingat zona waktu sederhana akan membantu penelepon menelepon kembali pada waktu yang tepat.

Gunakan satu suara untuk semua perintah menu
Keakraban dengan satu suara memungkinkan penelepon untuk fokus pada pesan daripada pembawa pesan. Selain itu, ini menambah nilai kohesif pada merek Anda di seluruh telepon Anda.

Hormati keakraban

Seluruh tujuan IVR adalah untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memberikan solusi kepada pelanggan Anda. Hindari pesan yang rumit atau terpelintir, jargon yang tidak umum, atau singkatan yang ambigu.

Misalnya, jangan ucapkan: Tekan 0 untuk bantuan admin cepat. Artinya mungkin tidak langsung jelas bagi penelepon.

Beri tahu pelanggan Anda jika Anda merekam panggilan

Beri tahu penelepon Anda segera setelah memberi salam bahwa Anda sedang merekam panggilan. Ini juga merupakan praktik terbaik untuk menyebutkan mengapa Anda merekam — untuk tujuan kualitas atau pemantauan, misalnya. Pastikan pelanggan telah mendengar pesan dengan jelas dan jelas.

Mengonfigurasi pesan suara

Untuk panggilan tidak mendesak, aktifkan pesan suara. Undang pelanggan untuk meninggalkan pesan yang jelas tentang kueri mereka. Setelah mereka merekam pesan, beri tahu mereka dengan jelas kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan dari Anda.

Berikan opsi untuk mengulang menu

Bila ada lebih dari 3-4 opsi, pelanggan mungkin melupakannya saat mereka mendengar semuanya. Beri mereka pilihan untuk mendengarkannya lagi.

Izinkan pelanggan Anda terhubung dengan agen secara langsung

Penelepon biasa mungkin tidak ingin membaca seluruh IVR sebelum berbicara dengan agen. Ini adalah praktik yang baik untuk mengizinkan mereka berbicara dengan agen secara langsung, langsung dari menu utama.

Selalu perbarui pesan Anda

Pelanggan menghubungi pusat kontak untuk mendapatkan informasi. Jadi, pastikan itu up-to-date. Misalnya, jika Anda telah mengubah jam kerja di situs web tetapi tidak di menu IVR, hal itu dapat menyebabkan kebingungan.

Berikan perkiraan waktu tunggu kepada penelepon

Pelanggan benci menunggu tanpa henti. Jadi, beri tahu mereka sebelumnya berapa lama mereka harus menunggu untuk berbicara dengan agen. Jika mereka tidak ingin menunggu, tawarkan alternatif seperti meminta panggilan balik atau merekam pesan suara.

Sertakan opsi panggilan balik 

Izinkan pelanggan Anda meminta panggilan balik jika kueri tidak mendesak. Ini akan membantu mengurangi jumlah panggilan yang ditinggalkan dan mempersingkat antrian panggilan.

14. Temukan suara dan nada yang tepat untuk bisnis Anda:

Memilih suara yang tepat dan nada suara sangat penting karena mencerminkan merek Anda. Ini juga sangat bergantung pada jenis audiens yang Anda harapkan untuk dihubungi. Apakah mereka menyukai suara yang berwibawa atau suara profesional atau suara yang hangat dan ramah? Anda dapat mengatur nada panggilan dengan memanfaatkan nada suara IVR dengan benar.

Saat menjalankan bisnis di India, memainkan perintah IVR dalam bahasa lokal dapat membantu meningkatkan kepercayaan dan keyakinan pada merek Anda. Anda dapat mencapai ini dengan memainkan menu uber dengan pilihan bahasa.

Jika Anda tidak ingin menghabiskan banyak uang untuk permintaan IVR dan masih ingin membuatnya terdengar profesional, Anda dapat menggunakan salah satu situs web di bawah ini untuk membuat audio IVR. Membuat audio akan memerlukan penggunaan browser Chrome dan menggunakan Panel Jaringan untuk mengunduh sumber daya yang dimuat di browser Anda

(DISCLAIMER: Patuhi TOS dari situs web masing-masing dan jangan membuat banyak file audio dalam waktu singkat dan menambah beban di server mereka)

1) TTS Google untuk membuat perintah yang kurang dari 100 kata, seperti ini:

Dengan Google Text-to-Speech Anda dapat menambahkan beberapa suara pria dan wanita. Pos ini menjelaskan cara menggunakan Text-to- Google pidato.

2) Yakitome:

Buka http://www.yakitome.com/tts /text_to_speech dan masukkan teks yang Anda perlukan untuk merekam audio. Unduh dari situs menggunakan Panel Jaringan Chrome

3) IMTranslator:

Buka http://www.ispeech .org/text.to.speech dan gunakan metode Panel Jaringan Chrome untuk mengunduh.

4) Rekam menggunakan ponsel di Exotel:

Dengerin sendiri nyanyi di kamar mandi 😀
Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang tercantum di pusat dukungan kami untuk merekam audio IVR menggunakan ponsel Anda sendiri

5) Gunakan layanan voice over Exotel:

Anda dapat meminta voice over untuk IVR Anda atau salam dari dalam Dasbor Exotel sendiri, dengan mengikuti langkah-langkah membuat rekaman sulih suara di Exotel di sini</ a>

</em >

Edit audio agar sesuai dengan telepon:

Saya menggunakan dan merekomendasikan Audacity. Audacity brilian dan tersedia di Windows, Mac, dan Linux. Pastikan Anda menerima audio dalam format lossless seperti WAV karena jika tidak, akan ada penurunan kualitas lebih lanjut saat Anda mengonversinya ke format seperti mp3.

15. Hal yang Perlu Dipelajari Dalam Audacity Untuk Mendapatkan Audio IVR yang Hebat:

1) Alat pemilihan:

2) Menghilangkan Kebisingan Latar Belakang:

Di mana pun Anda menemukan suara latar yang mengganggu di bagian audio mana pun, pilih bagian tersebut menggunakan Alat Seleksi, pilih Efek -> Penghilangan Kebisingan. Klik Dapatkan Profil Kebisingan lalu hilangkan kebisingannya.

3) Turunkan sampel ke 8kHz:

Audio pada jaringan telepon diambil sampelnya pada 8kHz karena bertahun-tahun yang lalu, seseorang memutuskan bahwa rentang 180 Hz hingga 3,2 kHz akan cukup untuk kejelasan ucapan sekaligus memungkinkan mereka melakukan banyak panggilan melalui kabel telepon biasa. Dengarkan rekaman Anda setelah downsampling.

Mengonversi audio ke PCM mono 16 bit 8kHz menggunakan Audacity:

Setelah mengimpor file audio wav di Audacity, gunakan dropdown pada nama file untuk:

• Setel Kecepatan Sampel ke PCM 16 bit
•  Setel kecepatan ke 8000 Hz.
• Pilih “Mono” di tarik-turun karena audio stereo tidak didukung di telepon.
• Pastikan saat Anda mengekspor, jenis filenya adalah “WAV (Microsoft) signed 16 bit PCM”

Sekarang Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang cara membuat prompt IVR yang jelas.

Jika Anda tertarik untuk mencoba ini secara gratis, daftar untuk uji coba gratis dan gunakan Platform telepon awan Exotel yang mudah digunakan dan membuat perintah IVR multi-level dalam 20 menit.

Ingin melihat ini secara langsung?

Baca bagaimana Survei Otomatis melalui IVR dapat membantu bisnis Anda tingkatkan pengalaman pelanggan dan dapatkan prospek baru.